Flexible Arbeitsplätze sind heute eine viel gehörte Forderung in Bewerbungsgesprächen. Besonders die Generationen Y und Z stellen neue Anforderungen an ihre Arbeitgeber. Stichwort: Work-Life-Balance. Wer seinen Mitarbeitern ein New-Work-Konzept anbieten und damit im „War for Talents“ die Nase vorn behalten will, sollte sich über ein paar Stolperfallen klar werden, die lauern können.
Von Ingo Scherbel
Arbeitgeber können, wenn sie das möchten, den jungen Mitarbeitern diesen Wunsch erfüllen. Dafür ist zum einen ein Umdenken nötig — was in der Praxis oftmals der schwerste Schritt ist. Zum anderen müssen die passende Hard- und Software her.
Stolperfalle 1: Die Führungsetage lebt die Digitalisierung nicht vor
Das Umdenken muss in der Chefetage passieren. Wenn die Geschäftsführung nicht offen für neue, digitale Wege ist und zu 100 Prozent hinter diesen Lösungen steht, dann kann man sich jedes Geld für teure Hard- oder Software sparen. Wie die Praxis allzu oft zeigt, werden beispielsweise moderne Collaboration-Tools eingeführt, die aber keiner benutzt, weil die Führungsetage nicht mit voller Überzeugung dahinterstand, die Vorteile kommuniziert und Workflows vorgelebt hat.
Stolperfalle 2: Mitarbeitern Lösungen überstülpen
Und hier lauert auch schon ein zweites großes Problem, mit dem sich viele Unternehmer auseinandersetzen müssen: Wie sag ich es meinen Mitarbeitern? Denn die beste technische Lösung hilft nichts, wenn sich vor Ort dann alle mit der Nutzung schwertun. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen. Denn allzu häufig kann beobachtet werden, dass den Mitarbeitern neue Lösungen einfach übergestülpt werden. Von heute auf morgen sitzen sie vor einer unbekannten Hardware oder einer scheinbar komplizierten Software und sollen diese fehlerfrei bedienen. Während die jüngeren Mitarbeiter sich oft leichter tun, die neuen Technologien in ihrem Arbeitsalltag anzuwenden, werden diejenigen, die jahrzehntelang mit anderen Lösungen gearbeitet haben, gerne vergessen. Aber Digitalisierung der Prozesse funktioniert nicht ohne Schulung. Und auch, wenn diese im ersten Augenblick ein doppelter Kostenblock sind — Schulungskosten und Arbeitsausfall — so zahlt es sich doch im Nachhinein mehrfach aus.
Stolperfalle 3: Am Bedarf vorbei gekauft
Die Kosten für effiziente Digitalisierungslösungen können für mittelständische Unternehmen schnell zum Hemmschuh werden. Daher gilt: den Bedarf realistisch abklopfen. Denn nicht jede Lösung ist für jedes Unternehmen geeignet. Bevor viel Geld in die Digitalisierung gesteckt wird, sollte man sich von verschiedenen Digitalisierungspartnern Lösungen vorschlagen lassen, die auf den Bedarf des Unternehmens abgestimmt sind. Wer vorher vergleicht, kann besser abschätzen, was wirklich nötig ist. Vielleicht müssen nicht von Anfang an alle Mitarbeiter mit Mobile Devices ausgestattet werden, sondern erstmal nur der Außendienst? Möglicherweise ist es effizienter, eine Cloud-Lösung einzuführen, statt kostenaufwendige Server zu kaufen, auf denen die Software gehostet wird?
Der sichere Betrieb von Servern ist zudem eine echte Herausforderung. ISO-Normen für den Serverraum oder eine echte Hardware-Hochverfügbarkeit durch redundante Systeme können externe Partner sicherstellen. Dabei bieten Cloud-Lösungen noch viele weitere Vorteile, gerade für mittelständische Unternehmen. So ist Dank revisionssicherer E-Mail-Archivierung und zahlreichen Sicherheitsfunktionen DSGVO-konformes Arbeiten sichergestellt. Und man muss sich nicht mehr um regelmäßige (Sicherheits-)Updates kümmern: Wer seine Software aus der Cloud bezieht, ist immer up to date.
Fazit: Stolperfallen umgehen, Fachkräfte begeistern
Wer seine Mitarbeiter mit New-Work-Lösungen begeistern will, sollte in jedem Fall den Bedarf realistisch abstecken. Wer dann auch noch in der Chefetage das neue Arbeiten vorlebt und es schafft, die Mitarbeiter für die Lösungen zu begeistern, wird im „War for Talents“ die Nase vorn behalten.
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