Die Landschaft der Immobilienverwaltungen verändert sich im zunehmenden Maße. Zusatzaufgaben durch gesetzliche Regelungen wie unterjährige Verbrauchsinformationen („UVI“), Zensus 2022 und Grundsteuerreform allein in 2022, zunehmende kundenorientierte Anforderungen an digitalisierte Prozesse und Dienstleistungen, fehlender Personalnachwuchs, auch durch die Arbeitszeiten abends und am Wochenende für Eigentümerversammlung bei der WEG-Verwaltung, sind nur einige von vielen Gründen, weshalb sich Immobilienverwaltungen neu aufstellen müssen, gegebenenfalls neue Immobilienverwaltungen suchen. Aber nach welchen Kriterien?
Von Prof. Rainer Hummelsheim
Dienstleistungen und Aufgaben bisher wenig geregelt
Die Dienstleistungen und Aufgaben von Immobilienverwaltungen sind gesetzlich nicht geregelt, mit Ausnahme der WEG-Verwaltung, wo geringere Mindestanforderungen an gewerbliche Immobilienverwaltungen formuliert sind. Auf dem Verwaltungsmarkt tummeln sich zahlreiche Anbieter, deren Leistungsspektrum sich sehr stark unterscheidet, so dass die Angebote von Immobilienverwaltungen nur bedingt vergleichbar sind. Teilweise ist den Immobilieneigentümern im Detail auch nicht bewusst, welche Leistungen zu erbringen sind beziehungsweise erbracht werden sollen.
Initiierung und Vorteile einer DIN SPEC
Der Immobilienverband Deutschland IVD hat federführend die DIN SPEC 91462 „Anforderungen an die Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen“ initiiert, unter Mitwirkung des DIN-Verbraucherrats. Der DIN-Verbraucherrat ist eine unabhängige Institution, die die Interessen der Verbraucher wahrnimmt.
Was die DIN SPEC 91462 leistet
Die DIN SPEC 91462 „Anforderungen an die Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen“ beschreibt die Leistungen und Aufgaben von Immobilienverwaltungen und definiert die in diesem Zusammenhang verwendeten Begriffe. Diese DIN SPEC gibt Verbrauchern und Immobilienverwaltungen einen transparenten Leitfaden für eine Zusammenarbeit. Die DIN SPEC vereinfacht damit auch die Vergleichbarkeit des Leistungskatalogs bei Auswahl einer neuen Immobilienverwaltung.
Aufgaben und Ziele einer Immobilienverwaltung
Die Aufgaben und Ziele einer Immobilienverwaltung sind erstens die optimale Verwaltung von Immobilieneigentum. Diese muss ordnungsgemäß durchgeführt werden und effizient organisiert sein. Die Immobilienverwaltung fungiert dabei als kompetenter Ansprechpartner und Schnittstelle zwischen Eigentümern und Dienstleistern, Handwerkern, Mietern und Behörden. Ziel ist unter anderem die Prozess- und Kostenoptimierung auch durch den Einsatz innovativer Produkte und Dienstleistungen. Die Aufgaben und Ziele sind in folgende Bereiche gegliedert:
- Kaufmännische Aufgaben und Ziele
- Personal der Gemeinschaft der Eigentümer und Immobilieneigentümer
- Technische Aufgaben und Ziele
- Kundenorientierte Aufgaben und Ziele
- Rechtliche Aufgaben und Ziele
- Betriebliche Leistungen
Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen
Die Dienstleistungen von Immobilien sind zweitens abhängig von den Anforderungen der Auftraggeber, dem Leistungsspektrum der Immobilienverwaltungen und der zu verwaltenden Immobilie selbst. Dementsprechend besteht ein Verhandlungsspielraum, den Auftraggeber und Immobilienverwaltungen bedarfs- und immobilienbezogen nutzen können und sollen.
Checkliste für das Leistungsspektrum
Die in diesem Beitrag beispielhaft dargestellte Tabelle kann bei konsequenter Übertragung der beschriebenen Aufgaben und Ziele einer Immobilienverwaltung als Checkliste verwendet werden. Diese Checkliste schafft Transparenz für die Vergleichbarkeit von Verwaltungsangeboten und bietet als Vertragsbestandteil die Grundlage für die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit einem konkret vereinbarten Leistungsprofil.
Zusätzlich zu den individuellen Vereinbarungen über die Aufgaben und Ziele kann die Checkliste als Grundlage für die Berechnung und Vereinbarung des Verwalterentgeltes genutzt werden. Dazu bietet die Checkliste die Differenzierung in Grundleistungen und Sonderleistungen sowie eine Beschreibung der konkreten vertraglichen (Sonder-)Leistungen.
Ob und was als Sonderleistung definiert und vereinbart wird, liegt dann am Verhandlungsgeschick der Kunden und der Immobilienverwaltung.
Fazit
Die Grundidee der Zertifizierung ist die Schaffung eines Qualitätssiegels, mit dem eine Immobilienverwaltung sich am Markt besser positionieren kann.
Die DIN SPEC ist eine freiwillige Selbstverpflichtung für Immobilienverwaltungen, sie zeigt gegenüber Verbrauchern auf, nach welchen Standards eine Immobilien-verwaltung arbeitet.
Das besondere bei der DIN SPEC-Zertifizierung ist, dass es sich um eine freiwillige betriebliche Zertifizierung handelt, in Ergänzung zu den gesetzlichen Anforderungen der persönlichen Zertifizierungen von Angestellten der Immobilienverwaltungen.
Zertifizierungen sind für Immobilienverwaltungen bei der DIAZert, der Zertifizierungsstelle der DIA Consulting AG, auf Antrag möglich. Die DIN SPEC steht allen Interessierten kostenfrei auf der Internetseite des DIN unter din.de zur Verfügung. Ein „must-have“ für Immobilienverwaltungen!
Foto: Kai Rohweder_unsplash Photos