Eine Cloud für alle Softwareprogramme

21. Dezember 2017


Es zeichnet sich mittlerweile ein Trend zur Cloud-Software in der Verwalterbranche ab. Immer mehr Liegenschaftsbetreuer haben ihre Verwaltersoftware mittlerweile nicht mehr auf einem lokalen Büroserver abgelegt, sondern sich für eine Cloud-Lösung entschieden. Dank dieser können sie von jedem Ort die Vorteile nutzen: Zugriff auf alle wichtigen Informationen wie Mieterdaten, Dokumente und die aktuelle Buchhaltung, um nur einige zu nennen.

Von Susanne Liély-Sobania 

Daneben gibt es aber weiterhin auch Liegenschaftsbetreuer, die Software nach wie vor zusätzlich auf einem Firmenserver haben. Hier stellt sich die Frage nach dem Warum. Ist es die Macht der Gewohnheit und übersieht er die Vorteile, alle Programme in einer Cloud zu sammeln oder handelt es sich hierbei um eher selten genutzte Software, wie Immobilienbewertungstools?

Nicht selten sind diese untergeordneten Softwareprodukte auch in einer zweiten oder dritten Cloud gespeichert. Solche Inseltechnik macht allerdings — aus verschiedenen Gründen — keinen Sinn. Ratsamer und kostengünstiger ist es, alle Programme in einer Cloud zu bündeln. Erstens sind die Kosten für Cloud-Leistungen geringer, wenn alle verwendeten Programme in einer „Datenwolke“ gehostet werden. Auch gelten dann für alle Anwendungen die gleichen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen. Werden neue Mitarbeiter eingestellt und somit die Nutzeranzahl erhöht oder ist aus anderen Gründen mehr Speicherkapazität vonnöten, kann diese problemlos hinzu gebucht werden.

Zweitens kommt es bei „Stand-alone-Lösungen“ im Arbeitsalltag öfter zu Problemen, wenn eine benötigte Software nicht über die Cloud erreichbar ist, sondern auf dem Bürorechner liegt. So haben immer noch viele Verwalterfirmen beispielsweise die Anwendungen für ihr Online-Banking lokal auf dem Rechner des Chefs installiert. Unter Umständen können sie dann bei einer WEG-Versammlung bei Rückfragen nicht auf weiter zurückliegende Konto-Buchungen online zugreifen, wenn ein Eigentümer eine Rückfrage hat. Nun kann man einwenden, dass dies kein Beinbruch ist. Das stimmt. Aber dennoch hinterlässt ein zeitgemäß aufgestellter Verwalter bei seinen Kunden einen professionelleren Eindruck, wenn er solche Daten mit wenigen Klicks aufrufen kann und diese Informationen nicht nachreichen muss.  Für Programme auf lokalen Rechnern müssen außerdem Kosten für Hardware, Backups, Firewalls und die Betreuung des Firmennetzwerks durch eigene Mitarbeiter oder Dienstleister eingerechnet werden. Gerade letzter Kostenpunkt ist im Voraus schwer zu kalkulieren. Bei Cloud-Anwendungen entfallen diese Kostenstellen.

Aber auch weitere, sicherheitsrelevante Gründe sprechen dafür, alle Programme in einer Cloud zu speichern. Jeder einzelne Zugriff wird protokolliert und anhand der Zugriffsdaten ist klar, welcher Mitarbeiter wann welche Daten bearbeitet hat. Auch die Gefahr, dass bei Brand oder Diebstahl eines Büroservers alle wichtigen Daten verschwinden, ist bei einer Cloud-Lösung nicht gegeben.

Im Gegensatz zu anderen bietet UTS ihren Kunden an, auch produktfremde Software in ihrer Cloud zu hosten, um den Verwaltern eine nutzerfreundliche, zweckdienliche und kostengünstige Gesamtlösung aus einer Hand zu bieten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Cloud (eine für alle Programme des Verwalters) befindet sich in Deutschland und erfüllt die hier geltenden hohen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen. Auch kennen sich die Anbieter von Verwaltersoftware besser mit den spezifischen Herausforderungen von Verwalterfirmen aus und können die Ansprüche und nötigen Kapazitäten ihrer Kunden bei Cloud-Computing besser einschätzen. Dies gilt vor allem für die wachsende Zahl juristischer und rechtlicher Vorgaben, die sich teils in EDV-Anpassungen und damit verbunden steigenden Speicherkapazitäten niederschlagen.