Es gibt immer noch genügend Firmen, für die das Wort „Onboarding“ ein Fremdwort ist und die damit wichtige Chancen für eine schnelle Integration und lanfristige Bindung von neuen Mitarbeitern vertun. Was ist Onboarding und warum ist es so wichtig?
Von Britta Balogh
Eigentlich beginnt der Prozess schon im Auswahlverfahren. Denn hier sollten beide Parteien eine Überprüfung der kulturellen Übereinstimmung vornehmen, das sogenannte „Cultural Fit“. Hier geht es um den Abgleich von Werten, der jeweiligen Anpassungsbereitschaft und dem Umgang miteinander. Das Interesse und die Notwendigkeit am „Cultural Fit“ besteht auf beiden Seiten. Vor allem die „Young Professionals“ der Generation Y und Z haben den Anspruch, dass der potentielle Arbeitgeber zu den eigenen Wertvorstellungen und Wünschen passt. Viele Arbeitgeber passen sich daran an. Ebenso sollte man die eigene Unternehmenskultur offen darlegen, um gezielt nach zu diesen Werten passenden Mitarbeitern zu suchen und sie zu finden.
Ein passendes „Cultural Fit“ wirkt sich positiv auf Produktivität, Engagement und Krankenstand aus und wirkt einer Fluktuation entgegen. Das Onboarding ist insbesondere in Unternehmen mit mehreren Generationen und damit auch verschiedenen Kommunikationsarten besonders wichtig.
Erhöhung der Produktivität
Es bedeutet die schnelle und gute Integration des Mitarbeiters in das Unternehmen, in die Abteilung und das Team. In Bereichen, in denen eng zusammengearbeitet wird, entscheiden Werte in Form von Art und Weise der Kommunikation, Verhalten und Soft Skills über Erfolg und Misserfolg. Fühlen sich Kollegen wertgeschätzt und als Teil eines Teams, das an einem Strang zieht, erhöht sich automatisch die Mitarbeitermotivation und damit die Produktivität.
Im Integrationsprozess sollten Werte, Kultur, Kommunikation und der zwischenmenschliche Umgang offengelegt und vermittelt werden. Spätestens jetzt erweist sich schnell, ob die Zusammenarbeit für beide Seiten passt. Tut sie das, findet in diesen ersten Tagen, Wochen und Monaten die Bindung ans Unternehmen statt. Später wird diese zum Beispiel durch Personalentwicklungsprogramme vertieft.
Ein Unternehmen sollte seine Unternehmenskultur und Werte klar, schriftlich festgehalten und zur Aushändigung parat haben. Das sind quasi die kulturellen Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit. Je früher diese übermittelt werden, desto besser. Bewerber und neue Mitarbeiter machen sich häufig wenig Gedanken um ihre eigenen Werte. Erst im Tun merken sie dann, was für sie nicht akzeptabel ist. Das kann von der Kommunikation miteinander, über Hierarchien, Gepflogenheiten, Vorgehensweisen und Erscheinungsbild bis hin zum zwischenmenschlichen Umgang gehen. Auch von dieser Seite betrachtet ist der Prozess des Onboardings so wichtig.
Onboarding beginnt vor
dem ersten Arbeitstag
Was sind geeignete Maßnahmen zum gelungenen Onboarding? Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag, indem man in Kontakt bleibt, zu Festivitäten oder Seminaren einlädt und Informationen zum Unternehmen zusendet. Hier wird der Boden für den ersten Tag bereitet. Dazu gehört natürlich auch, das Team, die Kolleginnen und Kollegen über den Neuzugang zu informieren und den Starttag vorzubereiten.
Ein freundlicher Empfang und Willkommensgruß — gern auch mit einem Blumenstrauß — ist ein warmer Auftakt und fördert das Wohlbefinden. Eine Möglichkeit eines gelungenen Onboardings ist es, neue Mitarbeiter in den ersten Monaten durch alle Abteilungen zu schicken und sie dort auch einzusetzen, damit sie sich ein umfassendes Bild vom Unternehmen machen können. Dies dient dazu, die Zusammenhänge der Abteilungen zu erkennen und über den Tellerrand der eigenen Aufgabe schauen zu können.
Eine andere Möglichkeit ist, das Team direkt am ersten Tag vorzustellen und im Idealfall Zeit für ein Teammeeting einzubauen, um die Rolle, die Aufgaben und Ziele des neuen Mitarbeiters zu definieren und ihn zu integrieren. Je früher ein solches Teammeeting stattfindet, desto besser und effektiver ist es. Es macht durchaus Sinn, sich einen halben Tag Zeit zu lassen und daraus einen Team-Workshop zu machen. Diese Zeit zahlt sich später doppelt und dreifach aus.
Perfekt vorbereiteter Arbeitsplatz
Auch der Arbeitsplatz sollte perfekt vorbereitet sein. Jemanden schnell mal irgendwohin zu schieben oder mit an einen Schreibtisch zu setzen, zeigt Geringschätzung. Der Arbeitsplatz sollte mit allem benötigten Equipment ausgestattet und startklar sein. In der Stepstone-Studie „Glück am Arbeitsplatz“ stehen gute Beziehungen zu Kollegen sowie klare Anforderungen und Ziele ganz oben in den Top 10 des perfekten Arbeitsplatzes. Damit dies gelingt, ist es sinnvoll, einen Mentor zur Seite zu stellen, der die „Neuen“ begleitet, in das Team beziehungsweise den Kollegenkreis einführt und für Fragen zur Seite steht. Wer sich mit den Kollegen versteht, fühlt sich wohler und auch die Teamarbeit gelingt in einem offenen, freundlichen Umfeld besser.
Rund vier Wochen nach Arbeitsbeginn ist ein guter Zeitpunkt für ein erstes Feedback. Es dient dazu aufzudecken, ob die neuen Mitarbeiter mit ihren Aufgaben unter- oder überfordert sind und ihnen Rückmeldung zu ihrer Arbeit zu geben. Das ist eine Motivationsmaßnahme, kein Vernichtungsgespräch. Neue Mitarbeiter benötigen eher engmaschiges Feedback, um sich daran orientieren zu können. Das heißt, es sollte in den ersten Monaten häufiger stattfinden und als Hilfestellung verstanden werden.
Es zahlt sich in jedem Fall aus, in die ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters Zeit, Maßnahmen und Begleitung zu investieren. Onboarding ist der erste, wichtige Schritt zur Unternehmensbindung und verhindert auf Sicht Frustration, hohe Fluktuation und Ausgaben.
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