Die Büromieten steigen in vielen Ballungsregionen und zusehends nicht nur in guten, sondern auch in Nebenlagen und wegen des geringen Leerstands gibt es kaum alternative Flächen. Damit Unternehmen ihre Mitarbeiter unterbringen können, setzen sie auf verschiedene Maßnahmen, um bestehende Räumlichkeiten effizienter zu nutzen. Was Eigentümer der Flächen und Makler wissen sollten, um ihnen dabei beratend zur Seite zu stehen.
Von Stefan Frey
Wer in den wichtigsten deutschen Bürostandorten nach größeren Flächen mit über 1.000 Quadratmeter sucht, muss sich entweder zwei Jahre vor Laufzeitende seines bisherigen Vertrags auf die Suche begeben oder nach weniger attraktiven Standorten Ausschau halten. Denn vielerorts ist der Markt leer gefegt, teils liegen die Leerstandsraten bei lediglich 2 bis 3 Prozent. Gleichzeitig erhöhte sich die Zahl der Bürobeschäftigten.
Allein zwischen 2013 und 2018 kletterte sie in Berlin um 16 Prozent, in Köln um 11,6 und in München um 12,8 Prozent (Quelle: Bundesagentur für Arbeit). Außerdem muss man nach dem Ende eines fünfjährigen Mietvertrags damit rechnen, für die Neuanmietung vergleichbarer Flächen eine um circa 15 Prozent höhere Nettomiete zahlen zu müssen.
Da ist es weniger zeitraubend, den bestehenden Mietvertrag zu verlängern oder mit einer kleineren Fläche vorlieb zu nehmen. Mit geschickten Umbaumaßnahmen, neuen Möbeln etc. lässt sich die Flächeneffizienz steigern, so dass sich die Angestellten weiterhin wohl fühlen. In diesem Kontext erlebt das Großraumbüro, das in den 1990er Jahren nach Deutschland kam und lange verpönt war, eine Renaissance. Vorausgesetzt es ist sinnvoll konzipiert. Weil Bereiche für Mauern, Türen und Flure wegfallen, lassen sich mehr Mitarbeiter als in Einzelbüros unterbringen: auf einer Fläche von 500 Quadratmeter zum Beispiel 40 Mitarbeiter. Ablage und Archiv sind häufig digitalisiert, so dass weniger Wände für Büroschränke erforderlich sind.
Bei den meisten Bürojobs wird heutzutage seltener telefoniert als vor 20 Jahren. Stattdessen wird geräuschlos online kommuniziert. Daher ist auch bei dieser Grundrissplanung produktives Arbeiten möglich. Die Plätze sollten dennoch mit Trennwänden abgeschirmt sein. Sie schlucken ebenso wie Akustikdecken Umgebungslärm. Zentral sind zusätzliche Räume und Rückzugsmöglichkeiten. So sollte es für Teambesprechungen kleine Gruppenbüros geben und wer an einer Telefonkonferenz teilnimmt, sollte ebenfalls einen eigenen Raum haben. Es hat sich bewährt, diese Räume um den offenen Bürobereich herum an den Fenstern zu gruppieren und mit Glaswänden zum Großraumbereich hin zu versehen. So fällt genug Tageslicht ins Zentrum.
Als es vor drei, vier Jahren noch mehr Flächenangebote gab, sind viele Mieter kurzfristiger umgezogen, oft hatten sie kurze Mietlaufzeiten über drei Jahre vereinbart. Heute sitzen vielfach die Vermieter am längeren Hebel und suchen längerfristige Mieter. Auch aus diesem Grund sollten sich Vermieter und Mieter anpassungsfähige Konzepte überlegen, so dass Flächen mit wenig Aufwand umgebaut werden können, wenn Mitarbeiter kommen, Jobs verlagert werden oder mehr Meetingzonen vonnöten sind. Kurz: Die Räumlichkeiten müssen mit dem Mieterbedarf „atmen“.
Immer mehr setzen sich Vorhaben durch, bei denen Mitarbeiter am Arbeitsplatz keinen eigenen Schreibtisch haben. Sie suchen sich jeden Morgen einen freien Platz, denn in vielen Firmen sind im Schnitt 20 Prozent der Schreibtische verwaist, weil Angestellte krank, im Urlaub, im Homeoffice oder auf Außenterminen sind. Immer mehr Unternehmen organisieren daher Desk-Sharing. Dabei landen sogar größere Besprechungsräume auf der Streichliste. Sie werden oft nur wenige Stunden die Woche genutzt. Bei neuen Büroquartieren ziehen öfter Coworking-Anbieter ein. Büronachbarn, die nur ab und an größere Besprechungen oder ein Event haben, können sich bei ihnen solche Räume buchen. Solche flexiblen Arbeitsflächen entstehen unter anderem im Kölner Büroquartier I/D Cologne, in Bonn beim Projekt Neuer Kanzlerplatz sowie im Berliner Gewerbehof Lichtfabrik, um nur einige zu nennen. Werden auf den Flächen anteilig mehr Mitarbeiter untergebracht, müssen gegebenenfalls zusätzliche Toiletten, Treppen oder Aufzüge und Pkw-Stellplätze geschaffen werden. Auch das sollten die Verantwortlichen auf dem Schirm haben.