Auf dem Deutschen Immobilientag 2022 fiel der Startschuss für die DIN SPEC 91462. Mit dieser neuen freiwilligen DIN-Norm können sich alle Immobilienverwalter zertifizieren lassen und damit ihre Marktposition stärken. Der IVD hat zusammen mit der DIAZert, der Zertifizierungsstelle der DIA Consulting AG, ein Konzept erarbeitet, welches es Immobilienverwaltern ermöglicht, sich die Konformität ihrer Dienstleistung mit der DIN SPEC 91462 bestätigen zu lassen.
Von Dr. Stephan Findeisen
Ab dem 1. Dezember 2022 darf sich nach § 26a Absatz 1 WEG als zertifizierter WEG-Verwalter bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als WEG-Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Der Fachkundenachweis stellt jedoch nur ein Element der Immobilienverwaltung dar.
Das zweite Element bilden die von den Verwaltungen angebotenen Dienstleistungen. Diese sind in Deutschland nicht gesetzlich geschützt oder geregelt, Mindestanforderungen existieren nur in einem geringen Umfang. Es finden sich zahlreiche Anbieter auf dem Markt,deren Leistungsspektrum sich mitunter stark unterscheidet. Für Verbraucher ist es nicht ersichtlich, mit welcher Leistung eine Immobilienverwaltung im Detail beauftragt werden muss oder kann. Dadurch sind Angebote von Immobilienverwaltungen intransparent und kaum miteinander vergleichbar.
Notwendigkeit einer Konformitätsbestätigung
Durch die DIN SPEC wird es Immobilienverwaltungen ermöglicht, Verbrauchern einen transparenten sowie vergleichbaren Leistungskatalog anzubieten. Ausgehend von den allgemeinen Aufgaben und Zielen einer Immobilienverwaltung werden die kaufmännischen, technischen, kundenorientierten, rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben und Ziele beschrieben.
Daraus werden die erforderlichen Dienstleistungen im Sinne einer Best-Practice Lösung abgeleitet. Der IVD hat zusammen mit der DIAZert, der Zertifizierungsstelle der DIA Consulting AG, ein Konzept erarbeitet, welches es Immobilienverwaltern ermöglicht, sich die Konformität ihrer Dienstleistung mit der DIN SPEC 91462 bestätigen zu lassen. Durch die Konformitätsbestätigung wird die vorhandene Intransparenz reduziert, sodass Verbraucher auf die Qualität und Professionalität eines Anbieters, der über die Konformitätsbestätigung der DIAZert verfügt, vertrauen können. Bestandteile der Konformitätsprüfung
Die Konformitätsbestätigung der DIAZert umfasst insgesamt drei Teile:
- Einreichung von Blankoverwalterverträgen,
ausgefüllte Checkliste und
Fortbildungsnachweise.
Zunächst wird ein Blankovertrag benötigt, aus dem sich der Anwendungsbereich des Immobilienverwalters ergibt. Der Blankovertrag muss eine Passage enthalten, in dem sich der Immobilienverwalter zur Einhaltung der DIN SPEC verpflichtet. Das genaue Leistungsspektrum des Immobilienverwalters ergibt sich aus der ausgefüllten Checkliste. Diese wurde vom IVD entwickelt und umfasst das gesamte Leistungsspektrum, welches die DIN SPEC 91462 vorsieht.
Der Immobilienverwalter kann nun auswählen, welche Dienstleistungen er seinen Kunden und potenziellenKunden anbieten möchte. Eine Verpflichtung spezifische Dienstleistungen anbieten zu müssen, existiert nicht. Das angebotene Dienstleistungsspektrum orientiert sich ausschließlich an den individuellen Möglichkeiten eines jeden Anbieters. Hierzu kreuzt er in der Tabelle die entsprechenden Dienstleistungen aus seinem Angebotsportfolio an.
Zuletzt wird während der Dauer der Konformitätsbestätigung geprüft, ob die Immobilienverwalter ihren gesetzlichen Fortbildungsverpflichtungen nachgekommen sind. Hierzu werden die erforderlichen Fortbildungsnachweise der Zertifizierungsstelle über ein Onlineportal eingereicht.
Ablauf der Konformitätsprüfung
Der Ablauf der Konformitätsbestätigung umfasst drei Phasen, wie in der Abbildung dargestellt.
Zunächst erfolgt die Antragsphase. In dieser müssen die für den Antrag erforderlichen Unterlagen bei der Zertifizierungsstelle eingereicht werden. Hierbei handelt es sich um den Konformitätsbestätigungsantrag, den Konformitätsbestätigungsvertrag, die Zeichennutzungsvereinbarung, den Blankoverwaltervertrag sowie die ausgefüllte Checkliste des IVD.
Liegen alle Unterlagen vor, so beginnt die Antragsbearbeitung. Am Ende der Antragsbearbeitung werden das individuelle Zertifikat und das individuelle Siegel erstellt und die Konformität mit der DIN SPEC 91462 für die Dauer von drei Jahren bestätigt. Daran schließt sich direkt die Überwachungsphase an. In dieser reichen die Immobilienverwalter jährliche Fortbildungsnachweise ein, über die sie die Aktualität ihres Fachwissens dokumentieren. Nach Ablauf der drei Jahre erfolgt die erneute Konformitätsbestätigung. Hierfür sind die zuvor genannten Antragsunterlagen erforderlich.
Fazit
Mit der Konformitätsbestätigung gemäß DIN SPEC 91462 durch die DIAZert steht Immobilienverwaltern ein wirkungsvolles Instrument zur Verfügung, mit dem sie ihren Kunden, aber auch potenziellen Kunden signalisieren können, dass sie sich freiwillig hohen Qualitätsstandards unterwerfen. Das Leistungsspektrum von Immobilienverwaltungen wird transparent, sodass sich Verbraucher bei Anbietern mit einer Konformitätsbestätigung der DIAZert darauf vertrauen können, eine professionelle und qualitativ hochwertige Dienstleistung zu erhalten. Die Immobilienverwalter können sich durch die Konformitätsbestätigung gegenüber
ihren Konkurrenten abgrenzen.
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