Im Immobiliengeschäft ist Zeit ein kostbares Gut. Überladene Postfächer mit Anfragen von Mietinteressenten sind zeitaufwendig und bringen die Immobilienvermittler um den ein oder anderen Besichtigungstermin. Digitale Softwarelösungen versprechen nun den Vermittlungsprozess von Immobilien um einiges zu beschleunigen. Wir haben mit Dennis Heffter von der BUWOG AG gesprochen und dazu befragt, was sich im Unternehmen nach der Kooperation mit dem Softwareanbieter wohnungshelden geändert hat.
Von Julia Ceitlina
Haben Ihre Mitarbeiter durch die Digitalisierung jetzt häufiger Urlaub oder kürzere Arbeitszeiten?
Wir haben es durch die neue Software auf jeden Fall geschafft, die große Masse an Wohnungsanfragen optimal zu bewältigen. Im Jahr haben wir etwa 300.000 E-Mails von Interessenten, die bisher alle von unseren Vermittlern manuell bearbeitet worden sind, über die herkömmliche E-Mail Korrespondenz. Das war ein enormer Zeitaufwand. Durch das neue System haben wir eine Zeitersparnis erlangt und die gewonnene Zeit nutzen unsere Mitarbeiter nun dafür, sich noch intensiver um ihre Kunden zu kümmern. Wir schicken demnach unsere Leute nicht öfter in den Urlaub oder verkürzen die Arbeitszeiten, sondern nutzen die Zeit effizient für den Kontakt mit unseren Kunden. Man kann sich nun vielmehr auf das Wesentliche konzentrieren — nämlich auf die Vermarktung der Immobilie und auf die Besichtigungen.
Was wollten Sie optimieren?
Wir haben in erster Linie nach einem System gesucht, das uns dabei hilft, mit der Masse der Anfragen der Interessenten zurechtzukommen und diese optimal zu bearbeiten.
Wie funktioniert das genau?
Durch das System werden die Interessenten aller Portale zusammengeführt und einem Objekt zugeordnet. Daher muss der Vermittler selber nichts mehr sortieren, sondern bekommt alles übersichtlich angezeigt. Er kann auch Filter setzen , wie beispielsweise die Bewerbungsart des Interessenten, das Einkommen oder das Angestelltenverhältnis.
Erlaubt die Digitalisierung mehr Flexibilität im Unternehmen oder auch Arbeit von Zuhause aus?
Unsere Vermittler sind weiterhin mit Smartphone und Laptops ausgestattet. Die Arbeit bei uns im Unternehmen gestaltet sich sehr flexibel und selbstständig, was durch die Digitalisierung verstärkt wird. Das heißt, es ist auch möglich, von Zuhause aus zu arbeiten. Insbesondere für Kollegen mit Kindern ist das eine sehr entspannte Arbeitsweise. Durch die Digitalisierung ist es in jedem Fall einfacher geworden, Dinge zu vereinbaren. Auch Leerstände werden optimiert, da die Mitarbeiter mehr Zeit für schwierige Objekte haben und mehrere Objekte gleichzeitig bearbeiten können.
Gibt es auch schon digitale Lösungen im Fall von Ausfällen bei Besichtigungsterminen, außer es, wie gewohnt, am Telefon mitzuteilen?
Durch die Digitalisierung ist insgesamt die Korrespondenz, sowohl für den Vermittler als auch für den Kunden transparenter geworden. Die Terminfindung läuft über einen im System integrierten Terminkalender. Der Vermittler kann seinen Kunden eine Auswahl an Terminen zusenden und der Kunde hat die Möglichkeit, sich die Termine auszusuchen, sie im Kalender abzusagen oder gar zu verschieben. Der Vermittler behält stets den Überblick über die Terminzusagen, außerdem versendet das System zusätzlich Erinnerungsmails an die Kunden um Leerbesichtigungen zu verhindern.
Meinen Sie, man wird eines Tages komplett auf Makler verzichten können?
Ich glaube, man wird nie auf den persönlichen Kontakt verzichten können. Was definitiv in der Immobilienbranche immer wichtig sein wird, ist der Kontakt zu Menschen. Als Interessent einer Immobilie wünscht man sich schließlich eine Beratung und will den Vermieter oder Eigentümer auch persönlich kennenlernen.