Wie halte ich mit meinem Büro technologisch Schritt? Die Digitalisierung ist nach wie vor eine Herausforderung, wie sich an an der Umsetzung der neuen Datenschutzgrundverordnung zeigt. Im Interview berichtet Ingo Wittrock, Head of Marketing bei Ricoh Deutschland, über Perspektiven im digitalen Büro.
Interview von Jan Firmes
Derzeit wird viel über Künstliche Intelligenz gesprochen. Maschinen rufen an, machen einen Termin beim Friseur. Gibt es bei Bürotechnik ähnliche Trends? Es wäre ja schon praktisch, wenn der Drucker den Papierstau selber löst und nicht erst der Support kommen muss…
Absolut. Denn die künstliche Intelligenz hat schon jetzt ein immenses Potenzial, wenn es darum geht, Arbeitsweisen effizienter und einfacher zu gestalten, insbesondere bei routinemäßigen Abläufen. Deshalb arbeiten wir sehr intensiv mit Partnern wie IBM zusammen, um die Integration entsprechender Technologien in unsere Produkte und Lösungen weiter voranzutreiben. Ein gutes Beispiel hierfür ist, das kognitive Interactive Whiteboard, das mit IBM-Watson-Sprachtechnologie arbeitet. Kurzum: Die Möglichkeiten sind riesig und werden Schritt für Schritt in nahezu sämtliche Technologiebereiche Einzug halten, auch in die klassische Bürotechnik.
Für Kleinunternehmer ist das papierlose Büro oft eine Frage der Alltagstauglichkeit. Wie kriegt man das ohne Manpower hin?
Auf den richtigen Partner und das passende, individuell zugeschnittene Digitalisierungskonzept kommt es an. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das ganz klar Chefsache und viele wissen längst, dass sie in die Digitalisierung einsteigen müssen. Doch gleichzeitig fragen sie sich, wo und wie. Eine Studie, die wir vor einiger Zeit zusammen mit IDC durchgeführt haben, zeichnet ein ganz klares Bild von der Situation. Über 90 Prozent der befragten Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen sind der Meinung, dass das Dokumentenmanagement eine signifikante Rolle für die Digitalisierung ihrer Organisation und Arbeitsprozesse spielt. Gleichzeitig werden jedoch noch immer über die Hälfte aller geschäftskritischen Informationen in Papierform verarbeitet. Insbesondere für kleine Unternehmen ist das Dokumentenmanagement somit der wichtigste ‚Enabler‘ für die Digitalisierung und bietet einen guten und vor allem effektiven Einstieg.
Das Thema Datenschutzgrundverordnung(DSGVO) beunruhigt viele Branchenteilnehmer. Wird es Systeme geben, die sensible Daten automatisch erkennen und schwärzen? Am einfachsten ist wahrscheinlich noch der integrierte Schredder, oder?
Das Druck- und Dokumentenmanagement spielt im Hinblick auf den Datenschutz seit jeher eine ganz entscheidende Rolle. In Verbindung mit der nun in Kraft tretenden DSGVO hat dieses Thema eine zusätzliche Brisanz und sorgt für zusätzlichen Handlungsdruck. Schließlich drohen zum Teil hohe Geldbußen, wenn die Richtlinien nicht eingehalten werden. Kein Wunder also, dass das Thema im Augenblick allgegenwärtig ist. Als Technologieunternehmen nehmen wir das Thema natürlich sehr ernst. Jedes Produkt und jede Lösung werden deshalb immer und ganz konsequent im Hinblick auf die Datensicherheit entwickelt. Unsere Multifunktionssysteme weisen schon jetzt insgesamt sechs verschiedene Sicherheitsebenen auf, angefangen von der allgemeinen Gerätesicherheit über das Bedienpanel und den eingebetteten Anwendungen bis hin zu Netzwerk- und Server-Sicherheit.
In Kombination mit den allgemeinen Sicherheitsaspekten eines digitalen Dokumentenmanagements werden die Daten, Dokumente und Informationen effektiv vor unautorisierten Zugriffen geschützt. Man darf an dieser Stelle ruhig erwähnen, dass das Thema Datensicherheit, insbesondere im Zusammenhang mit Druck- und Dokumentenmanagement, seit langem zur DNA unseres Unternehmens gehört und Marktforscher von IDC haben erst kürzlich unsere weltweit führende Expertise in diesem Bereich bestätigt. Aus unserer Sicht gibt es deshalb keinen echten Grund zur Beunruhigung oder gar Hysterie. Als Technologiepartner beraten wir unsere Kunden deshalb sehr intensiv, klären auf, geben unsere Expertise weiter und helfen, das nötige Bewusstsein für Datensicherheit nachhaltig zu schärfen.
Was sind aus Ihrer Sicht die drei realistischsten Perspektiven bezüglich Bürotechnik?
Wie bereits erwähnt, spielt die Bürotechnik schon jetzt eine wesentliche Schlüsselrolle im Hinblick auf die Digitalisierung in Unternehmen. Multifunktionssysteme sind hierbei die integrale Schnittstelle für das Informationsmanagement und das digitale Arbeiten — vor allem in Kombination und eng vernetzt mit anderen Kommunikationstechnologien und mobilen Smart Devices. In dieser umfassenden Perspektive werden verschiedene technologische Innovationen gebündelt, die nicht nur die Produktivität verbessern, indem Abläufe optimiert und personalisiert werden, sondern auch die Digitalisierung des Arbeitsplatzes vorantreiben. In diesem Zusammenhang übt die Bürotechnik mehr denn je einen positiven Einfluss auf wichtige Kernprozesse im Unternehmen aus, weil sie dabei hilft, besser und schneller Informationen auszutauschen und im Ergebnis besser zusammenzuarbeiten. Die Perspektiven lauten also zusammenfassend: Digitalisierung, Kollaboration und Mobilität.
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