Schnell, Effizient — Papierlos.

20. September 2017


Papierarmes Arbeiten liegt für viele Hausverwaltungen noch in der Ferne, dabei wäre das Ende von Papierbergen und Portokosten bereits zum Greifen nahe: Vom digitalen Posteingang über die rechtssichere Archivierung bis hin zur Dokumentenbereitstellung per Service-App reicht das digitale Angebot.

Von Peter Schindlmeier

Briefen die Türe weisen

Schon beim Posteingang sparen Verwalter dank digitaler Dokumentenerfassung Zeit, Hardwarekosten und Papier. Spezialisierte Dienstleister übernehmen diesen Vorgang auf Wunsch vollständig. So beschreibt der Geschäftsführer der letterscan GmbH & Co. KG, Maximilian Kruschewsky, den Ablauf zur Weiterverarbeitung: „Wir holen täglich eingehende Post bei unseren Kunden ab oder lassen uns diese direkt an eine c/o Adresse schicken, um sie danach rasch und strukturiert einzuscannen.” Anschließend stehen dem Verwalter die digitalisierten Dokumente noch am selben Tag zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Die gezähmte Dokumentenflut

An dieser Stelle setzen immer mehr Verwaltungen auf Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Gekoppelt an die Abrechnungssoftware lassen sich Rechnungsfreigaben teilautomatisiert durchführen. Gleichzeitig sind die im DMS hinterlegten Dokumente und deren Inhalte in Sekundenschnelle auffindbar. Diese Prozessoptimierung überzeugte die Heindrich Hausverwaltungen GmbH aus Kassel: “Papierarmes Arbeiten ist bei unseren aktuell 6.000 verwalteten Einheiten der Schlüssel zu mehr Effizienz und Servicequalität”, so die Geschäftsführerin Birgit Funke-Klein. Seit 2008 wird bei Heindrich Hausverwaltungen die Softwarelösung Starke-DMS eingesetzt. Der Geschäftsführer dieses Software-Unternehmens, Felix Reichert, betont: “Die digitale Zukunft der Branche wird unter der Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben von der ständigen Verfügbarkeit, Verwertbarkeit und sinnvollen Nutzung von Daten rund um die Immobilie abhängen.“

Push-Nachricht statt Postbote

Hierzu zählt die elektronische Bereitstellung von Informationen an Wohnungseigentümer und Mieter. Kundenportale und mobile Apps ermöglichen dies modern und kundenfreundlich: Die Service-Plattform von casavi informiert per Push-Nachricht über neue Dokumente, Mitteilungen oder anstehende Termine. Und auch Kundenanliegen wie Schadensmeldungen oder Schlüsselbestellungen laufen über die App. Das reduziert nicht nur die Portokosten, sondern auch Telefonkontakte und verbessert gleichzeitig die Kundenzufriedenheit.

Briefversand per Mausklick

Ganz ohne Post geht es trotzdem nicht. Die Hausverwaltung Specht nutzt für Dokumente, die sie postalisch versenden muss, ebenfalls die Cloud-Lösung von casavi. Dabei werden Briefe automatisch sortiert, im Portal hinterlegt und auf Wunsch einem spezialisierten Postdienstleister übermittelt. “Druck, Kuvertieren und Frankieren fällt für unsere Mitarbeiter dadurch vollständig weg. Bisher haben wir hierfür im Schnitt 10.000 Euro pro Jahr ausgegeben. Diese Kosten lassen sich nun um die Hälfte reduzieren,” so Geschäftsführer Michael Specht. Einsparungen also, die jeder Immobilienverwalter in Zeiten niedriger Grundvergütung gut gebrauchen kann.