Coworking-Flächen boomen. 2017 lag ihre Zahl in den Top-7-Standorten mit 200.000 Quadratmetern erstmals bei über fünf Prozent der vermittelten Büroflächen. In diesem Jahr wird diese Marke nochmals weitaus höher liegen. Nicht alle Akteure kennen allerdings die steuerlichen und rechtlichen Besonderheiten.
Von Peter Fabry
Kommen innovative Nutzungsformen auf den Markt, werden häufig die Unterschiede zur klassischen Vermietung außer Acht gelassen. Auch beim Coworking sind viele Aspekte anders gelagert und haben rechtliche und steuerrechtliche Auswirkungen für Vermieter, Betreiber und Mieter. Was sollten sie beachten?
Häufig stellt sich die Frage, ob Coworking-Spaces auf Basis von Gewerbemietverträgen oder typengemischten Kontrakten vermietet werden, bei denen zusätzliche Dienstleistungen angeboten werden. Hierzu kann die Reinigung zählen, das Bereitstellen einer Kaffeemaschine oder von Technik wie WLAN. In der Regel sind die Räume zudem mit Schreibtischen, Lampen etc. möbliert.
Überschreiten diese Service- beziehungsweise Dienstleistungsanteile eine signifikante Schwelle bei der Berechnung der Coworker-Miete, den reinen Mietflächen-Betrag, und sind sie Teil eines Gesamtkonzepts, kann es sein, dass die Vermietung vom Finanzamt nicht als private Vermögensverwaltung eingestuft wird, sondern als gewerblicher Betrieb, der, vorbehaltlich etwaiger Anrechnungsmöglichkeiten, der Gewerbesteuer unterliegt. Je höher dieser Dienstleistungsbereich ist, desto mehr bewegt sich das Verhältnis weg vom Miet- und hin zum Service-Dienstleistungsvertrag. Die Hamburger Finanzbehörde hat hierzu am 30. Januar 2018 eine Fach-Info veröffentlicht (Az: S 1980 – 2017/003-52). Diese bezieht sich zwar auf die Vermietung möblierter Wohnungen mit Serviceleistungen. Dies kann aber auf Coworking-Flächen bezogen werden.
Dieser Umstand ist nicht nur für die Gewerbesteuerfrage relevant. Die gekauften und vermieteten Produkte – wie Kaffeeautomaten und Büromöbel – werden Teil des Betriebsvermögens und zählen nicht mehr zum Privatvermögen des Vermieters.
Besonders gravierend ist, dass ein Veräußerungsgewinn durch Verkauf der Flächen, ungeachtet der Haltedauer, der Einkommensteuer unterliegt, da die zehnjährige Spekulationsfrist nicht anwendbar ist.
Ab Januar 2019 wird diese Abgrenzungsfrage zudem für Unternehmen relevant, die gemäß der „International Financial Reporting Standards (IFRS)“ bilanzieren. Dann sind Mietverträge in die Bilanzen aufzunehmen; typengemischte Verträge bleiben hierbei gegebenenfalls außen vor.
Vermieter sollten ihren Coworkern die Möglichkeit geben, ihre Flächen als Geschäftsadresse zu verwenden, also Postfächer, Firmenschilder etc. anbringen. Für die meisten Firmenformen ist eine Geschäftsadresse notwendig, weil sie an dem Ort ihre Gewerbesteuer entrichten müssen.
Gegebenenfalls muss der Mietvertrag mit einer Umsatzsteuer optiert werden, da nur so Vermieter beziehungsweise Betreiber in den Genuss des Vorsteuerabzugs kommen. Auch hierbei spielt die Frage eine Rolle, ob es sich um einen reinen Mietvertrag handelt oder die Zusatzleistungen einen Großteil der Leistungen ausmachen. Vermieter sind gut beraten, wenn sie in ihren Mietverträgen klar aufschlüsseln, welche Leistungen sie über die reine Vermietung hinaus anbieten und ob diese in der Miete inkludiert oder vom Mieter gesondert zu bezahlen sind. Dies kann durch eine einfache Auflistung geschehen. Ein solches Vorgehen erleichtert es Finanzbehörden, die Mietvertragskonditionen nachzuvollziehen.
Der Kontrakt sollte zudem Vereinbarungen zu Innen-Ausbauten enthalten. Einerseits haben Coworker hohe Ansprüche an Design und Qualität von Zusatzflächen wie Aufenthaltszonen, Konferenzräumen etc. Entsprechend hoch sind die Ausgaben des Vermieters. Andererseits mieten sie häufig nur einige Wochen oder Monate und haben kurze Kündigungsfristen. Gerade diese Flexibilität ist ein großer Vorteil kooperativen Arbeitens. Bei klassischen Gewerbemietverträgen mit längeren Laufzeiten über mehrere Jahre beteiligt sich der Vermieter mit Finanzierungshilfen, mietfreien Anfangszeiten und Ausbauzuschüssen an den Mieterausbauten. Bei den kostspieligen Coworking-Flächen sollte er dies entweder in Form einer höheren Miete „einpreisen“, auf diese Ausgaben verzichten oder alternativ im Mietvertag Kompensationszahlungen vereinbaren, falls der Mieter die Flächen weniger lange nutzt als geplant. Hierbei genießen Vermieter und Mieter viele Freiheiten, weil das Gewerbemietrecht im Gegensatz zum Wohnungsmietrecht weitreichende Vertragsfreiheit einräumt.
Foto: © Peshkova / istock.com