Verwalter müssen im Berufsalltag viel Zeit darauf verwenden, Informationen mit Eigentümern, Mietern, Beiräten, Handwerkern, Versicherungen und Hausmeistern auszutauschen. Die Digitalisierung hilft ihnen, einem Teil dieser Informationsflut Herr zu werden, weil sich bestimmte Tätigkeiten mittels Softwareunterstützung automatisieren lassen.
Von Susanne Liély-Sobania
Bis dato sind in den meisten Verwalterfirmen für Abstimmungs- und Informationsarbeiten mehrere Arbeitsschritte notwendig. Hinzu kommen diverse Medienbrüche, die einen reibungslosen Workflow erschweren: Manchmal werden Informationen per Fax gewünscht, ein anderes Mal müssen Telefonate geführt werden oder die Mitteilung geht postalisch an die Beteiligten. Die Quantität der Arbeitsschritte ist häufig immens und umständlich, wenn Informationen geteilt und Reaktionen eingeholt werden sollen.
Wie sieht hier die Lösung der Branche aus? Können derartig verworrene Kommunikationsstränge durch die Digitalisierung auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden? Die Antwort lautet: ja. Die Nutzung eines webbasierten Serviceportals kann die Kommunikation generell vereinheitlichen. Jeder einzelne Mieter oder Eigentümer kann dadurch zeitgleich informiert werden und hat von jedem Smartphone bzw. Tablet darauf Zugriff.
Diese Flexibilität zu besitzen ist ein Grundbedürfnis geworden. Gibt es beispielsweise in einem Gebäude einen Wasserschaden, kann der Verwalter die Betroffenen, also Mieter, Eigentümer, Hausmeister etc. in einer Gruppe zusammenfassen und ihnen im Online-Datenraum Unterlagen zur Verfügung stellen. Das können Fotos des Schadens sein, Schreiben der Versicherung oder Kostenvoranschläge der Handwerker. Die Gruppe lässt sich mit wenigen Klicks anlegen; viele kennen dies vom Messenger-Dienst WhatsApp. Werden neue Dokumente eingestellt, erhalten alle Gruppenmitglieder per Push-Nachricht (RSS-Feed) oder E-Mail eine Eingangsbestätigung. Die Sachverhalte werden zeitnah und mit einer geringen Vorlaufzeit abgehandelt.
Auch für den Verwalter bieten Webanwendungen eine neue Form der Mobilität und Agilität: Dokumente und Stammdaten können jederzeit von unterwegs online abgerufen werden. Im besten Fall ist eine solche Anwendung an eine bestehende Verwaltungssoftware gekoppelt, sodass Dokumente und Mitteilungen direkt hochgeladen werden können – ohne kostspielige Schnittstellen einrichten zu lassen.
Die meisten Kunden gehen diesen Weg mit, denn sie sind eine zeitnahe Verfügbarkeit von Informationen aus ihrem privaten Umfeld gewohnt und empfänglich dafür, dies auch auf die Immobilienbetreuung zu übertragen. Der Trend zu mehr Transparenz und Selbstbestimmung in Form persönlicher Login-Bereiche zieht sich durch alle Branchen. Ob es die Sendungsverfolgung des Pakets ist, die Vertragsdatenänderung beim Internetprovider oder die Einsendung der Krankmeldung bei der Krankenkasse: Verbraucher lassen sich aktiver in Verwaltungsprozesse einbinden.
Weiterhin ist zu beobachten, dass beim Kauf von Softwareanwendungen zunehmend die Personalisierung der Nutzeroberfläche eine Rolle spielt. Vor allem Verwalter wollen Ihren Auftritt durch ein stimmiges Selbstbild verbessern. Gut ist also, wenn
der Softwareanbieter nicht mehr auf die Präsenz seines Logos besteht, sondern die Oberfläche so flexibel zu gestalten ist, dass Domainname und die Gestaltung den Corporate-Design-Richtlinien der Hausverwaltung angepasst werden kann.
Auch die Regulierung von Versicherungsschäden könnte künftig automatisierter ablaufen, zum Beispiel über einen Datenraum. Erste Assekuranzen arbeiten außerdem daran, Bagatellschäden nicht mehr von Sachbearbeitern prüfen zu lassen, sondern automatisiert zu regulieren, auf Basis der Kostenvoranschläge, Schadensbeschreibungen etc.. Dies würde künftig die Erstattungen auch aus Sicht der Wohnungswirtschaft vereinfachen und beschleunigen. Dabei müssen sich weder die privaten Anwender, wie die Beiräte, noch die Mitarbeiter Sorge um die Technik machen: Viele Prozesse laufen im Hintergrund beziehungsweise lassen sich intuitiv bedienen.
Basis für ein solches Arbeiten ist und bleibt ein papierloses Büro. Wenn alle wichtigen Dokumente kontinuierlich digital abgelegt werden, laufen diese Prozesse rund. Und nur so können relevante Unterlagen den einzelnen Objekten bzw. Personengruppen zugeordnet und von jedem Schreibtisch beziehungsweise per mobilem Endgerät wie in einer WhatsApp Gruppe gemanagt werden.
Die Autorin:
Susanne Liély-Sobania ist Geschäftsführerin der UTS innovative Softwaresysteme GmbH. UTS hat sich auf Softwareprodukte für die Verwaltung und Zwangsverwaltung größerer Immobilien- und Wohnungsbestände spezialisiert.
Foto: UTS