Wie Apps die Verwalterarbeit verbessern

3. Januar 2020


Viele Verwalter machen einen Bogen um die Vermittlung von Wohnungen, die sie betreuen. Dabei schätzen es Eigentümer, wenn ihre Liegenschaftsbetreuer dies anbieten, weil alle immobilienrelevanten Leistungen dann in einer Hand liegen.

Von Susanne Liély-Sobania

Wenn Verwaltung und Vermittlung in einer Hand liegen, hat das für Eigentümer mehrere Vorteile: Die Abstimmung ist einfacher, der Eigentümer vertraut seinem Verwalter und schätzt seine Arbeit, die er möglicherweise seit Langem für sein Objekt erbringt. Schließlich kennt kaum jemand das Gebäude, das Umfeld, die Nachbarschaft und die Wohnung besser als dieser. Daten zu Wohnungsgröße, Ausstattung und Lage innerhalb des Gebäudes hat er bereits in seiner Software.

Bei der Vermittlung können Verwalter außerdem auf immer mehr technische Hilfsmittel zurückgreifen. So lassen sich aus der Verwaltersoftware die relevanten Objektdaten für das Exposé beziehungsweise den Energieausweis generieren. Es gibt Dienstleister, die Wohnungsgrundrisse für die Vermarktung professionell aufbereiten. Apps unterstützen Verwalter unter anderem bei der Vergabe von Besichtigungsterminen: in Online-Kalendern können sich Mietinteressenten für Besichtigungstermine eintragen, nachdem der Verwalter vorher entsprechende Zeitfenster festgelegt und qualifizierte Mietinteressenten per E-Mail zu einer Besichtigung eingeladen hat. Das funktioniert kinderleicht. Die meisten kennen dies von Termineinträgen auf ihrem Smartphone. Kurz vor dem Termin erhalten die Wohnungssuchenden automatisch eine Erinnerung per E-Mail oder SMS.

Wichtig ist bei dieser Vernetzung verschiedener Systeme und dem damit verbundenen Datenaustausch ein Standardisieren und Öffnen von Schnittstellen. Gleichzeitig muss ein sicherer Datenumgang sichergestellt sein.

Warum sollte ein Softwareanbieter Mini-Anwendungen aufwändig selbst entwickeln, wenn es diese bereits auf dem Markt gibt? Sinnvoller sind Kooperationen, bei denen selten Konkurrenz entsteht und eine innovative Anwendung in der Branche schneller Verbreitung findet. Denn den App-Anbietern fehlt häufig der Markt der Professionals und oft sorgt ihre Anwendung erst in Verbindung mit einer umfassenden und bewährten Stammsoftware für eine merkliche Effizienzsteigerung. Umgekehrt verlangen Nutzer nach mehr digitalen Begleitern, die sie bei Wohnungsbegehungen, Übergaben, Schadensmeldungen etc. unterstützen. Über ein Tablet sollen im Objekt möglichst alle Daten einsehbar und wichtige Aktivitäten damit protokolliert und beauftragt werden können. Zurück am Arbeitsplatz muss der Immobilien-
betreuer keine Nacharbeiten durchführen: Im WLAN-Netz seines Büros werden die Daten von Tablet und Stammsoftware automatisch synchronisiert. Seine Prozesse sind schlanker, weniger fehleranfällig und laufen zusehends automatisiert.

Viele Verwaltersoftware-Unternehmen kooperieren bereits mit Anbietern von Spezial-Apps: So ist die Software der UTS innovative Softwaresysteme GmbH seit Kurzem mit der Chapps Rental Inspector App verknüpft, mit der die Wohnungsabnahme digital unterstützt wird. Dabei werden für das spätere Abnahmeprotokoll die Daten wie der Name von Vermieter und Mieter, die Wohnungsanschrift etc. mit wenigen Klicks aus der Verwaltersoftware in die App übertragen. Bei der Übergabe im Objekt wird mit Hilfe eines Tablets auf dieser Basis das Protokoll erstellt: Dabei können Fotos von Schäden integriert und in der App beschrieben werden. Verschiedene Vorlagen beschleunigen den Prozess. Am Ende unterschreiben die Vertragspartner das Protokoll auf dem Display, das danach in die Stammsoftware übertragen und an die Teilnehmer per E-Mail verschickt wird. Größere Verwalterfirmen, die mit Handwerkern feste Beträge für bestimmte Leistungen vereinbart haben, können dem ausziehenden Mieter bei der Übergabe sagen, welche Reparaturkosten auf ihn zukommen. Bei der Neuvermietung basiert das neue Übergabeprotokoll aus dem vorangegangenen Abnahmeprotokoll, das er beim Termin im Objekt über das Miniprogramm auf seinem Tablet aufrufen und bearbeiten kann.
Kurz: Dank dieser wachsenden Zahl digitaler Helfer ist es durchaus ratsam, zusätzliche Tätigkeiten wie die Wohnungsvermittlung anzubieten.

 

 

Foto: © LDProd / Depositphotos.com