Der Fachkräftemangel ist in der Immobilienbranche seit Jahren akut und wird es wohl auch bleiben. Über 60 Prozent der deutschen Unternehmen sehen ihn als Geschäftsrisiko, so Statista. Umworben von vielen Unternehmen, können sich junge Talente ihre Arbeitsstelle heute meist aussuchen. Und sie bevorzugen Arbeitgeber mit einer modernen Arbeitskultur. Interessante Aufgaben sowie maximale Flexibilität gehören dazu. Damit Arbeitgeber in der Immobilienbranche attraktiv bleiben, müssen sie die Jungen genau hier abholen und zeigen, dass Immobilienwirtschaft keine Zettelwirtschaft ist.
Von Nessim Djerboua
Zeitintensive und repetitive Routineaufgaben, wie die immer gleichen Mails beantworten, Dokumentenablage, Abstimmungvorgänge oder Erstellung von Dokumenten mit verfügbaren Daten… Solche Prozesse sind in anderen Branchen schon längst automatisiert und digitalisiert. Die Immobilienbranche scheint dagegen immer noch ihre Zettelwirtschaft zu lieben: Viel Arbeitszeit und damit auch Enthusiasmus gehen im ewigen Suchen und Nicht-Finden von Formularen und Dokumenten der Kollegen, im ermüdenden Klein-Klein, in ständigen Telefonaten und dem Warten auf unterschriebene Verträge oder nachgereichte Unterlagen verloren. Fehler und Unzufriedenheit sorgen für Frust im ganzen Team — bis hin zur innerlichen Kündigung.
Berufliche Weiterentwicklung? Fehlanzeige, denn für Fortbildungen bleibt so keine Zeit. Und die Kunden? Die wundern sich über altmodische Arbeitsprozesse: „Kann ich den Besichtigungstermin nicht online ausmachen? Beim Arzt geht das doch auch!“.
80 Prozent weniger Routine = 80 Prozent mehr Zeit für Kunden
Nehmen wir Immobilienvermietung als Beispiel. Jeder Mieterwechsel-Vorgang geht einher mit intensiver Kommunikation zwischen den verschiedenen Parteien, bei der eine Menge Informationen ausgetauscht werden. Mal per Mail, mal übers Vermarktungsportal, mal telefonisch — Informationen und Daten laufen auf vielen Kanälen zusammen, sind aber oft nicht miteinander synchronisiert. Die Folgen: langsame Prozesse, unvollständige oder gar verlorene Informationen, Intransparenz.
Die Fehleranfälligkeit ist hoch. Und wer nachmittags müde von Besichtigungsterminen ins Büro kommt, muss erstmal nacharbeiten. Dabei wäre es doch so viel sinnvoller, diese Zeit in die persönliche Betreuung der Kunden zu investieren!
Und genau das geht — mit moderner Software. Digitale Helfer wie EverReal räumen mit den monotonen Routineaufgaben auf. Der (Neu-)Vermietungsprozess von der Vermarktung über das Interessentenmanagement bis hin zur Übergabe ist vollständig digital abgebildet. Das spart laut EverReal-Nutzern bis zu 80 Prozent an Zeitaufwand pro Vorgang und geht absolut papierlos. Informationen und Daten laufen zentral in einer Plattform zusammen und werden mit jedem Arbeitsschritt weiterverarbeitet. Geschäftsführer freuen sich über produktive Teams, Kunden sind von schnellen und transparenten Prozessen begeistert und die Mitarbeiter fokussieren sich auf wertschöpfende Aufgaben und haben Zeit, eine Fortbildung zu absolvieren.
Optimale Bewerberprofile in Sekundenschnelle — auch bei 500 Anfragen auf ein Inserat
Von all diesen Vorteilen profitieren bereits Immobilienunternehmen wie die Ackermann Gruppe in München, ein IVD-Mitglied. Das 3-köpfige Vermietungsteam vermietet jährlich rund 300 Einheiten. Pro Inserat erhalten sie dabei bis zu 500 Anfragen. Die Ackermann Gruppe stand vor der Wahl, weitere Mitarbeiter einzustellen oder auf digitale Prozesse zu setzen.
Man entschied sich für die EverReal-Plattform. Sie entlastet das Team nun bei vielen zeitintensiven Aufgaben, und das beginnt schon bei der Auswahl der Interessenten: Die Wunschmieter-Kriterien werden automatisch mit den Anfragen der Interessenten abgeglichen und passende Profile vorsortiert. Absagen werden automatisch versendet. Besichtigungstermine verwalten die Interessenten selbst online, der Kalender füllt sich wie von selbst. Und die Kommunikation mit Bewerbern oder Eigentümern ist per Chat-Funktion möglich und funktioniert orts- und zeitunabhängig. Daten teilen, Feedback einholen, Freigaben erteilen — alles kompakt gebündelt in einem System. Simon Schulz und sein Team können nun ganz entspannt ihre Aufgaben erledigen und Beratungsqualität auf Top-Niveau bieten.
„Anfängliche Akzeptanz-Schwierigkeiten bei der Implementierung einer neuen Software sind normal und damit haben wir auch bei der Einführung von EverReal gerechnet. Aber es kam ganz anders. Das Feedback unserer Mitarbeiter ist sehr positiv. Transparente und nachvollziehbare Aufmachung, eine sehr intuitive Nutzerführung, das anschauliche Help-center und die Möglichkeit, auf das System auch vom Homeoffice aus zuzugreifen — die Vorteile einer modernen cloud-basierten Technologie sind das, wonach wir gesucht haben“, so Simon Schulz, Real Estate Investment Manager bei der Ackermann Gruppe.
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