Die von Immobilienverwaltern angebotenen Dienstleistungen divergieren mitunter erheblich. Während manche Immobilienverwalter ein selbst erstelltes Leistungsprogramm erstellt und ihren Kunden überreicht haben, verfügen andere Verwaltungen über keinerlei schriftlich fixiertes Leistungsspektrum. Der Vergleich zwischen zwei Immobilienverwaltern ist hierdurch nur schwer oder gar nicht möglich. Das gilt auch für unterschiedlichen Preise, da nicht klar wird, welche Leistungen ein Angebot umfasst. Ein Preisvergleich ist somit nahezu ausgeschlossen. Die DIN SPEC 91462 setzt an dieser Schwachstelle an. Durch die DIN SPEC wird es Immobilienverwaltungen ermöglicht, Verbrauchern einen transparenten sowie vergleichbaren Leistungskatalog anzubieten.
Von Dr. Stephan Findeisen
Ausgehend von den allgemeinen Aufgaben und Zielen einer Immobilienverwaltung werden die kaufmännischen, technischen, kundenorientierten, rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben und Ziele beschrieben. Um auch Kunden potenzielle Unterschiede zwischen dem Dienstleistungsspektrum der Verwaltungen transparent zu machen, hat der IVD, als erste Institution überhaupt, eine Checkliste auf Basis der DIN SPEC 91462 erstellt, in der die Immobilienverwalter angeben können, welche Leistungen als Grundleistungen und welche als Sonderleistungen aus dem genannten Aufgabenspektrum angeboten werden. Er hat damit dazu beigetragen, dass die Inhalte operationalisiert und in die Praxis transferiert werden konnten. Die DIAZert, die Zertifizierungsstelle der DIA Consulting AG, hat darauf aufbauend und in Kooperation mit dem IVD ein Konzept erarbeitet, welches es Immobilienverwaltern ermöglicht, sich die Konformität ihrer Dienstleistung mit der DIN SPEC 91462 bestätigen zu lassen. Damit besteht die Möglichkeit, die Normenkonformität auch Dritten gegenüber sichtbar zu machen. Gleichwohl stellt sich die Frage, welche Aufgaben eine professionelle Immobilienver-waltung gemäß DIN SPEC 91462 eigentlich umfasst.
Definition von Aufgaben und Zielen durch die Norm
Die Aufgabe der Immobilienverwaltung ist die optimale Verwaltung von Immobilieneigentum (Wohnungen, Gewerbe, Sonstiges). Um dies zu gewährleisten, muss die Verwaltung ordnungsgemäß durchgeführt werden und effizient organisiert sein. Zu den zentralen Aufgaben der Immobilienverwaltung zählt in diesem Zusammenhang unter anderem:
- Komplette Kommunikation mit allen Eigentümern und Mietern.
- Erreichbarkeit, auch im Notfall, für Eigentümer und Mieter.
- Vollzug und Überwachung der Hausordnung.
- Erfüllung behördlicher Auflagen (zum Beispiel Brandschutz).
- Regelmäßige und anlassbezogene Information des Beirates/der Eigentümer.
- Fortlaufende Digitalisierung aller Prozesse.
- Anwendung der aktuellen Gesetze und Rechtsprechungen.
- Schlüsselmanagement: Schließanlage, Ersatzschlüssel.
- Verkehrssicherungspflichten sicherstellen und überwachen.
- Terminorganisation: Einrichtung und Überwachung von Terminen (Wartungsintervalle, regelmäßige technische Prüfungen).
- Zusammenarbeit mit Sachverständigen, Rechtsanwälten, Steuerberatern und das Beschwerdemanagement.
Die Immobilienverwaltung fungiert dabei als kompetenter Ansprechpartner und Schnittstelle zwischen Eigentümer und Dienstleistern, Handwerkern, Mietern und Behörden. Ziel ist unter anderem die Prozess- und Kostenoptimierung auch durch den Einsatz innovativer Produkte und Dienstleistungen.
Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen
Obwohl über die allgemeinen Aufgaben und Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen weitestgehend Konsens besteht, divergiert das Leistungsangebot von Dienstleistern mitunter erheblich. Dies liegt daran, dass das Leistungsspektrum von Immobilienverwaltungen, mit Ausnahme von Wohnungseigentum, bei dem Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters formuliert sind, nicht gesetzlich geregelt sind. Die Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen sind abhängig von den Anforderungen der Auftraggeber, dem Leistungsspektrum der Immobilienverwaltung sowie von der zu verwaltenden Immobilie selbst. Typische Einflussfaktoren sind:
- Größe der Immobilie,
- Alter und Lebenszyklusphase der Immobilie,
- Nutzungsart der Immobilie,
- Anzahl der Eigentümer beziehungsweise Mieter,
- Servicebedarf der Nutzer beziehungsweise Bewohner,
- Kosten für die Eigentümer und Um-
- lagefähigkeit auf die Nutzer,
- Qualität und Umfang der Gebäudetechnik,
- Marktsituation sowie
- gesetzliche Grundlagen.
Hierdurch existiert ein Verhandlungsspielraum zwischen Auftraggeber und Immobilienverwaltung. Das vereinbarte Leistungsspektrum wird individuell auf eine jede Immobilie zugeschnitten. Durch die DIN SPEC 91462 und die vom IVD erstellt Checkliste können Verwalter genau jenes Leistungsspektrum transparent offenlegen. Die Konformitätsbestätigung durch die DIAZert bescheinigt zudem, dass die Kunden auf die Einhaltung der Norm vertrauen können, da der Verwender durch eine neutrale Zertifizierungsstelle überwacht wird.
Fazit
Mit der Konformitätsbestätigung gemäß DIN SPEC 91462 durch die DIAZert steht Immobilienverwaltern ein wirkungsvolles Instrument zur Verfügung, mit dem sie ihren Kunden, aber auch potenziellen Kunden signalisieren können, dass sie sich freiwillig hohen Qualitätsstandards unterwerfen. Das Leistungsspektrum von Immobilienverwaltungen wird transparent, sodass sich Verbraucher bei Anbietern mit einer Konformitätsbestätigung der DIAZert darauf vertrauen können, eine professionelle und qualitativ hochwertige Dienstleistung zu erhalten. Die Immobilienverwalter können sich durch die Konformitätsbestätigung gegenüber ihren Konkurrenten abgrenzen.
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