Zettelchaos, Dokumentenwirrwarr und schlecht strukturierte E-Mails – Das Unternehmen etg24 hat es sich zum Ziel gesetzt dem Chaos in der Immobilienverwaltung ein Ende zu setzen. Mit ihrer App bieten CEO Bernhard Preißer und sein Team eine digitale Lösung, die Verwaltern den Weg ins digitale Arbeiten ebnet. So ist strukturiertes, kundenfreundliches Arbeiten auch in der digitalen Immobilienverwaltung nicht mehr nur Zukunftsmusik. Im Interview erzählt uns der Geschäftsführer, wie sein eigener Verwalter-Alltag ihn dazu gebracht hat auf das Angebot seiner Firma zu setzen.
Interview von Jan Kricheldorf
AIZ-Magazin: Warum sollte ein Verwalter Ihre App zur digitalen Verwaltung von Immobilien nutzen?
Bernhard Preißer: Für Verwalter war es schon immer ein hoher zeitlicher Aufwand, Informationen oder Dokumente bereitzustellen. Ganz egal, ob jetzt ein Protokoll, eine Teilungserklärung, eine Jahresabrechnung oder einen Wirtschaftsplan. Das waren die ersten Unterlagen, die wir mit unserer Anwendung etg24 zur Verfügung gestellt haben. Wir wollen Verwaltern den Weg ins Digitale vereinfachen. Viele Verwaltungen schicken ihre Abrechnungen in Papierform. Das geht bei uns komplett digital. Es geht auch nichts mehr verloren, weil die gesamte Akte eines Objektes in etg24 vorhanden ist. Egal ob Mietverwaltung oder WEG.
Sie sind selbst Verwalter. Was war es, was Ihnen gefehlt hat?
Mit unserer App kann man rund um die Uhr auf alle Informationen zugreifen und diese auch sofort strukturiert bereitstellen.Verwalter nutzen alle gern E-Mails, aber jeder kennt auch die E-Mail-Flut, in der oft mal etwas untergeht. Das Problem an der E-Mail ist, dass sie unstrukturiert ist. Ich sehe oft nicht, was ist tatsächlich der Sachverhalt? Ich weiß nicht, wer es gesendet hat. Daraus etwas zu automatisieren, ist extrem schwierig. Deswegen ist eine Nachricht aus dem Serviceportal viel klarer. Denn hier weiß ich immer, um welches Objekt und welchen Sachverhalt es geht und wer es abgeschickt hat. Zudem kann man darauf gut einen Prozess automatisieren, etwa mit einer entsprechenden KI. Das ist das, was wir auch schwerpunktmäßig dieses Jahr bearbeiten, dass man tatsächlich dann über Regeln einen Wasserschaden direkt an den Versicherer weitergeben kann.
Ein Verwalter ist immer auch ein „Informations-Kommunikationshändler“.Er steht quasi zwischen Dienstleistern, Lieferanten sowie den Eigentümern und Mietern. Und da müssen die Informationen laufen. Das ist in der alten Welt mit Papier furchtbar, mit E-Mail auch nicht wirklich viel besser. Die richtige Vernetzung über ein Serviceportal bietet riesige Vorteile.
Da findet ein Wandel in der digitalen Verwaltung statt. Wird das Einfluss auf den Personalmangel haben, der ja auch Ihrer Branche Sorgen macht?
Wir möchten erreichen, dass durch begeisternde neue Anwendungen alle Beteiligten in der Immobilienverwaltung Spaß haben. Natürlich möchten wir dabei auch viele junge Menschen für die Immobilienverwaltung gewinnen. Flexibles, mobiles Arbeiten, transparente Bereitstellung und die Möglichkeit, digital zu arbeiten, sind hierfür ein Muss. Das ist möglicherweise derzeit ein Grund, weshalb es schwierig ist, Fachkräfte zu bekommen. Weil viele Verwaltungen halt genau das noch nicht können.
Sie meinen, das Analoge schreckt ab, weil man bei einer Verwaltung nicht das Gefühl hat, dass man in einem modernen oder einem zeitgemäßen Unternehmen arbeitet?
Genau. Für die nächste Generation sind Infrastruktur, Software und die Ausstattung des Arbeitsplatzes eben sehr wichtige Kriterien. Eine Cloud bietet den Usern für die Immobilienverwaltung Flexibilität: Man kann von überall arbeiten und auch im Smartphone ist alles rund um die Immobilie enthalten. Der Verwalter kann die App direkt vor Ort zur Erledigung seiner Aufgaben nutzen. Während einer Objektbegehung, stellt er Fotos bereit. Außerdem kann er seine Kunden direkt ansprechen und ihnen spontan eine Sprechstunde anbieten oder mit Interessenten chatten.
Das Berufsbild wird sich also stark verändern?
Die Anforderungen an Verwalter werden immer höher. Auch wird sich das Berufsbild vermutlich noch einmal stark ändern. Derzeit lastet dem Beruf des Verwalters ein staubiges Image an. Aber wahrscheinlich wird der Facility Manager der Zukunft hochkomplexe Prozesse steuern müssen, die eigentlich sehr IT-lastig sind. Außerdem darf er seinen fachlichen Background dennoch nicht vernachlässigen.
Nehmen wir an, es findet ein Verwalterwechsel statt. Was passiert mit den Daten des Vorgänger-Verwalters?
Das war uns ein wichtiges Anliegen. Als Verwalter hat es mich immer sehr geärgert, dass bei einem Wechsel viel verloren geht. Also die Dokumente und Aktenordner sind dann im schlimmsten Fall einfach weg. Mit der App kann man tatsächlich ein Objekt komplett an einen anderen Verwalter übertragen und nichts geht verloren. Alle Informationen sind in einem Objekt hinterlegt und verknüpft. Und wenn beide Verwalter zustimmen, können wir dann einfach dieses Objekt innerhalb der Software auf den anderen Verwalter kopieren. Und dann sind alle Daten da.
Die schnelle Kommunikation ist ja ganz besonders wichtig. Was kann Ihre App da besser als andere?
Eigentümer mehrere Immobilien können mit einem Klick zwischen Verwaltungsunternehmen hin und her springen, um schnell mit der jeweiligen Verwaltung in Kontakt zu treten. Außerdem zeichnet sich unsere App durch eine klare Struktur und ihre hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Gerade in der Kommunikation beispielsweise bei Schadenmeldungen sind vordefinierte Strukturen besonders wertvoll. Damit wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen zur weiteren Bearbeitung vorliegen. Ein weiteres Alleinstellungmerkmal ist die Möglichkeit, Beschlussfassungen maximal einfach online zu erledigen. So lassen sich Umlaufbeschlüsse oder Eigentümerversammlungen jederzeit auf Knopfdruck starten. Außerdem sind aktuelle Entwicklungen rund um die Uhr im Serviceportal einsehbar. Wenn die Jahresabrechnung fertig ist oder ein Beschlussantrag angenommen wurde, kann man das in Realtime sehen. Egal, ob ich jetzt auf Mallorca bin oder im Büro. Hier sprechen wir von wirklich integrierten Prozessen. Übrigens ist die hybride Eigentümerversammlung für Verwalter mit etg24 auch einfach umsetzbar.
Wie läuft so eine hybride Veranstaltung ab?
Hybrid heißt in diesem Fall, dass wir einen Veranstaltungsort haben, plus die Möglichkeit zur virtuellen Teilnahme besteht. Die online zugeschalteten Eigentümer verfolgen die Versammlung via Video und nutzen die App zur Ausübung ihres Stimmrechts. Auch die vor-Ort Anwesenden können per App abstimmen oder wie bisher üblich per Handzeichen. Übrigens auch die Vorbereitung zur Versammlung läuft digital. So können Bevollmächtigungen online über die App vergeben werden. Am Ende einer Versammlung lässt sich sofort ein Protokoll erstellen und auch die Beschlusssammlung ist direkt erledigt und über unser Portal jederzeit abrufbar. Unser Grundpfeiler ist, dass wir Prozesse neu angehen und digitalisieren. Es ist uns wichtig, allen Beteiligten einen Vorteil zu bieten. Schließlich freuen sich auch die Verwalter, wenn Eigentümer nicht anrufen und fragen, wo das Protokoll bleibt oder was mit dem Antrag passiert ist.
Foto: © etg24