In der Vielzahl der digitalen Möglichkeiten sind Orientierung und Übersicht viel wert. Denn die eigenen digitalen Potenziale aufzuspüren, ist nicht so einfach. Wo beginnen? Wer kann helfen? Mit dem IVD-Digital-Checkup gibt es nun eine einzigartige Anwendung.
Von Jan Kricheldorf
Für die Beteiligten der Fachausschüsse und der DIA war es nicht nur digitales Neuland, sondern zugleich auch ein bisschen Mission Impossible. Denn noch nie zuvor sind die Betriebsprozesse von Immobilienmaklern, Verwaltern und Sachverständigen so intensiv auf ihre Digitalisierungspotenziale geprüft worden, wie es für den Digital-Checkup notwendig war. Es ging um ein möglichst vollumfassendes und genaues Verständnis von den digitalisierbaren Betriebsphasen und den damit verbundenen bereits vorhandenen Anwendungen. Wie viel bereits existiert, davon konnte sich bislang noch niemand ein Bild machen, geschweige denn Vollständigkeit bieten.
Potenziale und Dienstleister
Heraus gekommen sind drei Schemata von den digitalen Prozessen der drei Berufsgruppen vom IVD, die jetzt als interaktive Anwendung auf https://ivd-digitalcheckup.de benutzbar sind. Sie bieten nicht nur die Chance, entlang der alltäglichen Geschäftsprozesse digitale Potenziale zu erkennen, sondern auch Zugriff zu bekommen auf Dienstleister, die passende Lösungen anbieten.
Per Plan durch die Makler-City
Die komplexe Welt der digitalen Möglichkeiten löst sich auf in konkrete Hilfestellungen und Angebote von IVD-Partnern. Dargestellt in Form eines fiktiven Stadtplans mit einem U-Bahnnetz hangeln sich die digitalen Betriebsprozesse entlang wichtiger Verkehrsknotenpunkte, mit dem Versuch, diese möglichst vollständig zu erfassen und durch die verschiedenen Stadtteile des Unternehmens zu navigieren. Natürlich kann bei einer sich ständig ändernden digitalen Realität so gut wie nie Vollständigkeit erreicht werden. Die Karten werden auch künftig erweitert werden müssen. So unbeweglich Immobilien sind, so beweglich sind eben auch im Digitalen die aus ihnen herauswachsenden Quartiersentwicklungen und Kieze.
Den Stadtplan lesen
Im Stadtkern befindet sich das Organisationszentrum des Immobilienunternehmens und alles was dazu gehört: die CRM-Software, digitales Dokumentenmanagement, Hosting und Wartung, Backoffice-Ausstattungen, man könnte auch sagen Kanzleramt und Innenministerium, während die Stadt umrandet wird von dem, was das Unternehmen permanent digital sichtbar macht, der Webseite, quasi dem Außenministerium. Auf der Karte ist abgebildet, was das digitale Kleinunternehmen selbst aktiv beeinflussen kann und nicht die Aspekte, denen es tagtäglich passiv ausgesetzt ist.
Ständiger Begleiter
Der Digital-Checkup ist kein Werkzeug zur einmaligen Benutzung. Er würde sonst den rasend schnellen Veränderungen nicht gerecht werden. Der Digital-Checkup wurde konzipiert als ständiger Begleiter, denn er gibt in bewegten Zeiten zuverlässig Orientierung, wenn das operative Geschäft dem Immobilienunternehmen mal wieder die Sicht versperrt. Denn die größte Herausforderung der Digitalisierung ist der stetige Wandel, dem Unternehmen ausgesetzt sind. Was heute noch eine probate Lösung darstellt, ist morgen vielleicht schon wieder überholt. Das sollte Grund genug sein, die digitalen Potenziale immer wieder aufs Neue auf den Prüfstand zu stellen. Makler-City, Verwalter-
Map und die Karte der Sachverständigen geben einen Überblick, können aber eine systematische Prüfung nicht ersetzen.
Digitalisierungsgrad bestimmen
Dafür gibt es einen ebenfalls entlang der Betriebsprozesse organisierten Abfragekatalog, mit dem Immobilienunternehmer ihren eigenen Digitalisierungsgrad bestimmen können und Vorschläge erhalten, wie sie die gefundenen Potenziale realisieren können. Dies geschieht über Fragen zum derzeitigen Stand von Webseite, verwendeter Software oder eingesetztem digitalen Marketing. Über Multiple Choice kann der Immobilienunternehmer angeben, was er schon nutzt, was offenlegt, was er noch nicht nutzt.
Das digitale Maklerbüro
In den Fachausschüssen des IVD wurde in der Vorbereitung auf den Digital-Checkup fast ein ganzes Jahr lang intensiv analysiert. Das war ermüdende Arbeit und wohl kein Teilnehmer hätte vorab gedacht, wie viele digitale Anwendungen bereits aktiv die Betriebsprozesse der Unternehmer begleiten. Insbesondere die Makler-City zeigt wie komplex bereits jetzt das digitale Maklerbüro in voller Ausprägung sein kann.
Die Anstrengungen haben sich gelohnt
Die notwendige Basisarbeit schien sich wie ein endloser Kaugummi in die Länge zu ziehen und warf bei der Umsetzung viele Fragen auf, für die nicht immer sofort Antworten gefunden werden konnten. Welche Detailschärfe ist sinnvoll und drückt sich das in einer Karte aus? Es musste abgewogen werden zwischen Übersichtlichkeit und Vollständigkeit. Im Ergebnis ermöglicht die Makler-City aus der Vogelperspektive nun zunächst einen Überblick über die wichtigsten Zusammenhänge und die digitale Infrastruktur. Der Zoom in die Karte schafft hingegen mehr Detailtreue und macht die Komplexität der digitalen Wege sichtbar. Immer dabei: Links zu Partnern und zu glossarartigen Erklärungen zu zentralen Begriffen, die vielleicht nicht jedem Anwender bekannt sind. Die Anstrengungen haben sich gelohnt.
Der Digital-Checkup ist ein innovatives Werkzeug — und ich kann nur dazu ermuntern, es regelmäßig einzusetzen —, wenn es darum geht, neue Projekte zu starten, die Webseite oder die digitale Kommunikation neu auszurichten oder in digitale Marketingprozesse einzusteigen.
In der nächsten AIZ-Ausgabe erfahren Sie mehr über die Verwalter- und Gutachter-City.
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