Manche Verwalter verkaufen sich unter Wert

Fünf Jahre sind vergangen, seit der IVD Bundesverband die letzte Abfrage zu Verwalterentgelten durchführen ließ. Auch 2021 wurde hierfür das Center for Real Estate Studies (CRES) beauftragt. Diesmal wurde der Befragtenkreis um den Alumni Immo Freiburg und den Forschungsverband ergänzt. Das Ziel war eine möglichst breite Basis an Teilnehmern und dementsprechend belastbare Aussagen über die Entwicklung der Verwaltergebühren im Bundesgebiet.

Von Prof. Dr. Marco Wölfle

Der verwendete Fragebogen konnte durch die Erkenntnisse aus der Vorgängerstudie ergänzt werden. Zudem wurden Zwischenergebnisse mit Verbandsmitgliedern abgeglichen und diskutiert. Diese Aussagen werden auch für weitere Wiederholungsrunden sinnvolle Hinweise geben. Wichtig ist noch die Bemerkung, dass neben den ohnehin zunehmenden rechtlichen und technischen Verpflichtungen, die Verwalter in den vergangenen Jahren erlebt haben, spürbare Herausforderungen in der Corona-Zeit gemeistert wurden. Diese sollten sich in einer Zunahme an Verwaltungsaufwand spiegeln. Gleichermaßen fällt der Erhebungszeitraum der Studie vor den Februar 2022 und die damit einhergehende starke Inflationsdynamik. Die folgend dargestellten Brutto-Sätze dürften folglich in den Verhandlungen mit Eigentümergemeinschaften eher als Untergrenze gesehen werden.

Wichtigste Ergebnisse in Kürze

Kurz zusammengefasst zeigt die Studie folgendes: Verwaltervergütungen wachsen im Zeitvergleich zwischen 2017 und 2021 nicht ganz so stark wie die Inflationsrate. Objekte mit weniger als zehn Einheiten liegen im Median bei 33,11 Euro brutto je Monat und Einheit, während dieser Satz bei Mietverwaltung mit 32,73 Euro nur ein wenig geringer ist. In beiden Fällen findet eine Fixkostendegression für große Objekte statt. Bei 100 und mehr Einheiten werden 20,71 Euro für WEG- und 23,80 Euro für Miet-Verwaltung ermittelt. Viele Befragte setzen Preis- und Mengenuntergrenzen: Objekte mit nur drei Einheiten werden von 90 Prozent der Verwalter nicht bedient. Knapp jeder Fünfte betreut sogar nur Objekte mit über zehn Einheiten. Aus Sicht der WEG- und Mietverwalter sollte ein Objekt wenigstens 250 Euro brutto je Monat umsetzen. Fünf Prozent ist ein üblicher Satz bei allen prozentualen Vergütungsmodellen, sowohl in der Miet-Verwaltung als auch bei der Gewerbeverwaltung.

Das Problem mit der Herdplatte

Statistikern wird oft nachgesagt, dass sie sich durchschnittlich wohl fühlen, wenn sie eine Hand auf der Herdplatte mit einer Hand im Gefrierfach ausgleichen können. Dieser Effekt sollte hier auch betrachtet werden. Denn Verbandsmitglieder aus ganz Deutschland haben teilgenommen. Die Studie enthält daher neben durchschnittlichen Vergütungssätzen für jeweils fünf Objektgrößenklassen auch Spannen „von-bis“, die zur Einordnung der eigenen Marktposition genutzt werden können. Verbandsmitglieder mit geringer Nachfrage in den Flächenregionen werden daher eher die unteren Zahlen hilfreich finden, während in den Metropolen eher die oberen Spannenwerte zu verwenden sind. Mit einer gewissen Unschärfe sind die Zahlen am Ende der Studie über Kaufkraftdaten auch auf einzelne Orte heruntergebrochen.

Grundleistung und Sondervergütung

Genauer werden Vergleiche jedoch, wenn bekannt ist, was ein Verwalter für die von ihm genannten Sätze leistet. Denn hierfür dienen die beiden folgenden Tabellen (siehe unten und nächste Seite). Auf den ersten Blick finden sich ein paar Aufgaben, die innerhalb der Grundpauschale je Monat nicht zu leisten sind. Mit 95 Prozent stellt so gut wie jeder WEG-Verwalter eine Rechnung, falls er eine zweite Eigentümerversammlung pro Jahr zu leiten beziehungsweise dementsprechend vor- und nachzubereiten hat.

Auch das Anfertigen von Kopien führt üblicherweise zu Leistungen. So mag man auf der einen Seite überlegen, wie lange dieser Posten in der digitalen Welt mit Kundenportalen noch Bedeutung hat. Gerade das ist aber die Ursache, dass aus einer schnellen Routine am Kopierer eher eine Einzelaufgabe wird. Meistens kann diese auch nicht von „irgendjemandem“ über-
nommen werden. Denn es geht ja immer um ein spezifisches Dokument zu einer spezifischen Situation, die durch eine qualifizierte Arbeitskraft selektiert und bereitgestellt werden muss.

Auch bei der Mietverwaltung gibt es Unterschiede. Mit 60 Prozent sind bei drei von fünf Mietverwaltern Mieterwechsel nicht Teil der Grundpauschale. Auch Modernisierungsmaßnahmen sind bei mehr als der Hälfte kostenpflichtig. Hier zeigt sich aber auch eine wesentliche Erkenntnis für weitere Auflagen der Studie. Denn aus den sonstigen Nennungen der Verwalter, der Norm zur Zertifizierung sowie den Rückmeldungen der Studie geht hervor, dass künftig weitere Aspekte zu den Sonderleistungen abgefragt werden. Darunter sind im Moment Set-Up-Gebühren geplant, die fällig werden, wenn ein Verwalter Bestand von einem anderen Verwalter übernimmt. Ebenfalls kann in diesem Moment erforderlich sein, das vergangene Wirtschaftsjahr abzurechnen, obgleich der neue Verwalter bei einem Wechsel hier eine Aufgabe übernimmt, die eigentlich noch in die Betreuung durch den alten Verwalter fällt.

Modernisierung als wichtiger Punkt

Bereits vor den steil steigenden Gaspreisen hatte (energetische) Sanierung einen Stellenwert in der Immobilienverwaltung. Denn Verwalter müssen die Überlegung anstellen, wo sie die Grenze ziehen zwischen einer kleineren Reparatur, die im Tagesgeschäft mitläuft und in der Grundpauschale enthalten ist beziehungsweise einer größeren Maßnahme. Diese Frage konnte 2021 mit Erfahrungen der vorherigen Auflage der Studie angereichert werden. Üblich ist, dass ab Summen über 10.000 Euro die meisten Verwalter eine prozentuale Pauschale bei drei Prozent der Auftragssumme in Rechnung stellen. Ein Drittel nutzt diese Prozentzahl bereits unter 10.000 Euro. Während manche Verwalter auch Mindestvergütungen für sich bei Sanierungsmaßnahmen festlegen, gibt es Festpreise eher selten.

Stundensätze in der Immobilienverwaltung

An allen Stellen, die nicht durch Grundpauschalen oder Festpreisangebote abgedeckt sind, spielen Stundensätze eine Rolle. Im Vergleich zu 2017 zeigen sich nur geringfügige Steigerungen, die selten jenseits der Inflationsrate liegen. Hierbei gilt jedoch die Ausnahme für technische und Ingenieursleistungen. In Kooperation mit dem BFA Verwalter erarbeitet das CRES derzeit eine kleine Folgestudie mit einem Excel-Rechentool. Denn auf Basis der Stundensätze und des zeitlichen Aufwands müssten Verwalter eigentlich kalkulieren, wie viel die Annahme neuer WEG- und Miet-Einheiten kosten sollte. Das Tool soll auch dazu dienen zu prüfen, wie viele Stunden für einen jeweiligen Auftraggeber nach den vereinbarten Sätzen geleistet werden können.

Strategische Analysen

In gewissem Sinne könnte man folgern, dass Verwalter Aufwandsteigerungen bisher nicht immer an Eigentümer(gemeinschaften) weitergegeben haben. So zeigt die Studie auch, dass nur 49 Prozent bei Vertragsverlängerung eine Gebührenerhöhung durchführen. Nur neun Prozent der Verwalter gaben an, jährlich in moderatem Maße die Gebühren anzupassen. Hierbei muss natürlich verwiesen werden, dass bei prozentualen Vergütungen Mieterhöhungen auch zu höheren Sätzen führen. Strategisch lässt sich schlussfolgern, dass zwar eine gewisse Konzentration stattfindet, aber das Tätigkeitsfeld von Verwaltern durch Stabilität gekennzeichnet ist. Der Anteil an Verwaltern mit kleineren Beständen hat im Vergleich zur Vorgängerauflage abgenommen, während Unternehmen zugenommen haben, die 3.000 und mehr Einheiten betreuen.

Nur vier Prozent der Verwalter sind unterausgelastet und die meisten Unternehmen, die ein paar Jahre im Markt sind und sich etablieren konnten, gaben an, dass sie ihr Portfolio optimieren. In der Umfrage konnten die Teilnehmer auswählen, ob sie ihr Portfolio eher nach Umsatz- oder Kostenkriterien anpassen. Aus der Diskussion mit der Praxis zeigte sich auch manchmal das Modell, intern Klassifizierungen wie im Ampelsystem vorzunehmen und sehr aufwändig zu verwaltende Objekte entsprechend anders zu bewerten.

Was bleibt am Ende?

Natürlich die Hoffnung auf eine gute Teilnahmequote bei der nächsten Auflage, um noch belastbarere Ergebnisse zu erzielen. Einstweilen ist die Studie aber im Mitgliederbereich der IVD-Homepage verfügbar. Sie wird später um die Folgestudie ergänzt, wenn diese im Austausch mit der Praxis erprobt ist. Aus den überschlägigen Berechnungen könnte man aber bereits jetzt etwas plakativ auf den Punkt bringen: Manche Verwalter verkaufen sich leider unter Wert.