Was nicht passt, wird passend gemacht. Nach diesem Ansatz wurde in der digitalen Welt immer mal wieder Software verbogen, ohne dass Sie sicher sein konnten, dass die geschaffenen Lösungen auch das nächste Update überleben. Ob Prozessautomaten, Suchauftrag oder Käuferfinder, in automatische Prozesse wurde viel investiert. Nicht immer mit Erfolg. API-gesteuerte Software macht das jetzt leichter und vor allem billiger.
Von Jan Kricheldorf
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Über den Austausch von Daten zu sprechen, ist eigentlich nicht gerade sexy, das gebe ich zu. In den letzten Jahren hat sich aber gezeigt, wie wichtig Schnittstellen geworden sind und welche Innovationskraft APIs entfalten können.
Zunächst aber mal zum Begriff: Eine API (Application Programming Interface) ist bei oberflächlicher Betrachtung nichts anderes als eine Schnittstelle in der Software, die Datenaustausch zwischen zwei oder mehreren Datenbanken ermöglicht. Bei näherer Betrachtung zeigt sich aber, dass sich beim Arbeiten mit API-Standard deutliche Vorteile gegenüber den traditionellen Lösungen ergeben.
Die meisten Immobilienunternehmer kennen meist nur die Datenbank, mit der sie aktiv arbeiten, also die, in der sich die angebotenen Immobilien befinden. Datenbanken sind aber nicht nur das Herzstück jeder CRM-Software, sondern auch jeder Webseite, jeder Email-Marketing-Software und jeder Bewertungs-Software. Ohne geht’s nicht. Das Problem: Viele Daten werden doppelt und in verschiedenen, nicht verbundenen Kosmen erhoben, was es schwierig macht, die Übersicht zu behalten und immer eine gut gepflegte Datenbank zu haben. Denn das Erstaunliche ist: All diese genannten Datenbanken haben in den letzten Jahren mehr oder weniger ein Einsiedlerdasein geführt. Sie befanden sich vielleicht im selben Universum, wussten aber nichts von der jeweils anderen Existenz. Dabei wäre eine Verbindung sinnvoll und würde eine Menge Zeit sparen bei der Datenpflege oder Beaufsichtigung von Betriebsprozessen.
Die Faustregel: je besser das Zusammenwirken von verschiedenen Programmen, desto weniger Arbeit für das Büro. Es fehlte in Vergangenheit jedoch schlicht an den technischen Möglichkeiten, den Datenbanken eine einheitliche Sprache zu geben und dadurch einen ungezwungenen Datenaustausch zu ermöglichen. Und nicht zuletzt scheiterte es oft auch am Unwillen der Hersteller, die eigene Datenbank von außen erreichbar zu machen, nämlich a) um Sicherheitsschlupflöcher zu vermeiden und b) Wettbewerb zu vermeiden. Beim Übertragen von Immobilien-Daten konnte man sich einigen. Kleinster gemeinsamer Nenner war deswegen jahrelang die OpenImmo-Schnittstelle, ein Synchronisierungsverfahren, keine echte API. Denn OpenImmo ist eine Sackgasse. Daten werden synchronisiert, lösen in der angeschlossenen Software aber nur bedingt Aktivitäten aus. Mit einer API hingegen können die Daten direkt und DSGVO-konform erfasst werden. Jedes Formular auf der Webseite ist dann direkt mit der Immobilien-Software verbunden. So kann nicht nur unmittelbar eine Dubletten-Prüfung stattfinden, sondern es wird auch sofort erfasst, wenn eine Kontaktaufnahme erlaubt ist, dass das Widerrufsrecht nachweislich akzeptiert wurde und der Kunde durchs Double-opt-in-Verfahren gelaufen ist. Nebenbei wird der Kunde aus dem Portal direkt und trackbar über die eigene Seite geführt, was Verweildauer steigert und Traffic produziert.
Wer sich eine API besser als Bild vorstellen möchte, möge sich zwei Geräte vorstellen, die über dieselbe Universalfernbedienung gesteuert werden können. Praktisch bedeutet das, dass die Webseite Funktionen der CRM-Software aktivieren kann und umgekehrt die CRM Funktionen auf der Webseite oder in anderen angeschlossenen Programmen. Newsletter-Software beispielsweise kann auf diese Weise immer aktuell gehalten werden. Meldet sich jemand über „Unsubscribe“ ab, wird auch das CRM sofort eine Kontaktsperre oder einen Löschbefehl erhalten. Und umgekehrt kann auch ein Kontakt, der in der CRM gelöscht wird, automatisch in der Newsletter-Software gelöscht werden. Ein Suchauftrag wird mit dem Setzen des Hakens automatisch angelegt, wenn ein Nachfrager ein Immobilien-Exposé abruft. Die Parameter des Angebots werden einfach übernommen. Eine Konkretisierung des Suchauftrags kann dann wiederum direkt aus der CRM erfolgen. Auch der Käuferfinder, also die Umdrehung des Suchauftrags für Eigentümer, ist auf direktem Weg möglich und immer aktuell. Der Rechtschreibfehler im Exposé wird direkt im CRM korrigiert und ist dann auch auf der Webseite automatisch ausgebessert, ohne dass ein neuer Abgleich gemacht werden muss. Daten aus anderen Datenbanken können direkt im Exposé verarbeitet werden, zum Beispiel Immobilienpreise oder Angebotsdauern von ähnlichen Angeboten. Durch die Verwendung einer API sind der Verflechtung und Konsolidierung von Daten oder Informationen keine Grenzen mehr gesetzt.
Was die Immobilien-Übertragung anbelangt, lässt sich mit API auf den PDF-Versand komplett verzichten. Die Online-Exposés laufen dann direkt über die eigene Webseite und verursachen dort hohe Verweildauern. Unsere Messungen haben Durchschnittswerte zwischen 5 und 10 Minuten ergeben, was im bundesdeutschen Vergleich überdurchschnittlich ist und auch Google nicht entgeht.
Zugegeben: Noch mag das Thema API neu sein für die meisten Immobilienunternehmen. Doch schon jetzt bieten drei innovative CRM-Hersteller in der Immobilienbranche API-Anbindung an, zum Teil kostenpflichtig, zum Teil kostenlos.
Illustration: Wordliner GmbH / olly18 / Depositphotos.com